A l' infinitésimal...

Le tri est l'opération où certains documents sont jugés inutiles et donc à éliminer de ceux qui doivent absolument être conservés en raison de leur intérêt et utilité.

Certains documents, appelés "papiers de corbeille" peuvent être détruits sans faute, tels que des revues, prospectus, invitations refusées, photocopies inutiles, brouillons etc.

Ces documents ont été classés comme tel:

Documents de pure information

Ne servent absolument pas à l'expédition des affaires courantes

• Imprimés, revues, prospectus, bulletins officiels que le service n'est pas obligé de garder, publicité etc.

Documents purement consultatifs

• documents informatifs qui n'entraînent pas la responsabilité du service, doublons (de rapports) qui ne demandent pas de commentaires, ni d'intervention du service

Courrier sans importance pour l'activité du service

• invitations refusées, doubles ou photocopies à exemplaires multiples sans annotation

Pièces inutiles à la compréhension d'un dossier

• avis d'envoi ou réception d'un envoi, ordres du jour, brouillons, enveloppes (sauf recommandées qui comportent une adresse qui ne serait éventuellement pas inscrite ailleurs ou une date/sceau qui ferait office de preuve)

Pièces dites "matériel"

• stocks périmés ou en surnombre de circulaires, flyers, exemplaires multiples de brochures à l'intérieur des dossiers

Ce premier tri devrait à la base intervenir au plus tard lorsque le dossier cesse d'être utilisé pour les affaires courantes et passe au stade intermédiaire. Très souvent, cette action est faite lors du versement aux archives définitives. Par contre, en archives publiques, cette destruction doit absolument faire l'objet d'une demande d'autorisation officielle, ce qui n'est pas le cas pour un particulier.

Le fait de demander une autorisation soutient l'importance de la relation entre le service producteur et le service d'archives. Cette concertation est indispensable. Le producteur est le mieux placé pour indiquer exactement les types de docs  produits et ceux qui lui seront utiles demain. Tandis que l'archiviste, ayant bien souvent une formation d'historien, tente de deviner ou plutôt d'imaginer quelles pièces seront utiles et demandées dans le futur, ce qui est essentiel.