A l' infinitésimal...

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Archivistique

 

Age des archives: cet âge ne se définit pas par le nombre de mois ou années qui se sont écoulés depuis leur création mais par la période de la vie qu'elles traversent. Les archivistes considèrent que l'âge comporte 3 étapes: les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives historiques ou définitives. Les deux premières étapes englobent les archives administratives (Records management).

 

Archivage: action qui organise le stockage et la conservation des archives.

 

Archives (records, archives, documents):  terme qui désigne trois fonctions: l'ensemble des documents (quelles que soient leur date ou leur nature, réunis pour les besoins d'une institution, entreprise, personne physique dans l'exercice de ses tâches, conservés dans un premier temps pour servir de preuve et des besoins administratifs puis pour leur valeur d'information générale (selon Unesco)), l'organisme qui les conserve (service d'archives, record office ou archival administration) et enfin le bâtiment, local, espace, dépôt où elles sont conservées (archives, archival building, repository, depository).

 

Archives administratives: ensemble des documents qui sont utiles aux affaires; ce sont les archives courantes et intermédiaires.

 

Archives courantes (currents records): documents établis par les différents services et qui sont utilisés régulièrement, généralement stockés dans les bureaux ou secrétariats. 

 

Archives historiques: ces documents ne sont plus utilisés pour les affaires courantes, elles sont conservées pour leur valeur historique, culturelle ou patrimoniale.

 

Archives intermédiaires: documents qui ne sont plus vraiment utilisés régulièrement mais occasionnellement

 

Archivistique: domaine d’étude consacré aux méthodes de gestion des documents d’archives. Cette discipline se base sur un principe fondateur : le principe de provenance. Ce principe s’est imposé face au principe de pertinence en cours aujourd’hui dans les bibliothèques ou centres de documentation.

 

Article: unité matérielle de base du classement; a des formes diverses telles que boîte, carton, liasse d'archives, chemise, registre...

 

Bordereau de versement (transfert list): tout document versé doit être accompagné d'un bordereau, document créé par le service qui verse et qui énumère le(s) document(s) de manière détaillée. Il a pour fonction d'identifier le service producteur, de servir de preuve signée, de décrire sommairement le versement et d'indiquer le lieu de conservation.

  

Cadre de classement: ou plan de classement est un outil de recherche qui sert à classer les dossiers d'un fonds d'archives. Un plan de classement doit être structuré de manière à ce qu'il puisse recevoir toujours de nouveaux documents (archives). Il doit par ailleurs être stable, simple et souple.

 

Calendrier de conservation: règles de conservation et d'élimination pour l'ensemble des séries produites dans un service

 

Classement: ordre. Il existe 2 sens distincts mais complémentaires :

- opération intellectuelle de mise en ordre d’une certaine masse de documents, soit en dégageant un ordre au cours de l’opération elle-même, soit en répartissant un grand ensemble d’archives en plusieurs groupes déterminés par un cadre de classement.

- opération matérielle  de rangement des documents complémentaires du classement intellectuel : cotation, conditionnement et rangement sur les rayons. (classification, arrangement)

 

Collection: réunion de documents de toute provenance, groupés en fonction de leurs sujets ou de toute autre caractéristique commune. Contrairement au classement d’un fonds d’archives qui dépend de la provenance, le classement d’une collection est fonction de ses buts, de la commodité des utilisateurs ou des nécessités matérielles.

 

Conditionnement: opération qui consiste à protéger le document d'archives à l'aide de fourres, de boîtes de papier, de chemises etc. (Packaging)

 

Cote: signe qui désigne l'article, généralement prend la forme d'un chiffre, d'une lettre ou les deux. Chaque article a une cote particulière.

 

Délai d'utilité administrative: exprimé en année, il dépend de l'utilité et des besoins du service quant à la conservation de leurs dossiers à proximité. Le délai se situe entre 1 à 4 ans; archives courantes

 

Délai légal de conservation: les délais légaux ne figurent en principe pas, sauf cas exceptionnels, dans les textes de lois. Ils découlent des procédures et pratiques en vigueur et tiennent compte des intérêts des justiciables et de l'Etat.

 

Délai de consultation: ou communicabilité sont réglés par la Loi sur les archives publiques du 1er septembre 2001 (Genève, Suisse). Une fois, les archives versées aux Archives d'état de Genève, le délai de consultation assure aux documents confidentialité et droit à la protection de la sphère privée aux personnes concernées.

 

Document: tout support d'information, quelle que soit sa date, sa forme (papier ou numérique, visuelle ou sonore)

 

Dossier: ensemble de documents ou pièces traitant d'une même affaire, produits ou reçus dans le cadre de l'activité d'un service.

 

Echantillonnage: est une forme particulière de tri. Il vise à conserver des documents considérés comme représentatifs d’un ensemble que sa masse ne permet pas de conserver. Il s’articule autour de critères tant quantitatifs que qualitatifs.

 

Elimination (destruction): suppression des informations, destruction des documents ou dossiers qui n'ont plus aucun utilité administrative, financière, légale ou historique. (Date d'élimination: date ou année à laquelle l'élimination peut être faite car le document est alors parvenu à son terme d'utilité administrative et historique) (disposal date)

 

Evaluation: opération essentielle qui se fait avant la création du tableau d'archivage et qui sert à déterminer l'utilité administrative, l'intérêt historique et le traitement final des documents (appraisal).

 

Fantôme:  fiche qui est mise à la place d'un document sorti pour signaler son absence (utilisé aussi en bibliothèque)

 

GED: gestion électronique des documents; ensemble des opérations: de la numérisation, au stockage, à la mise à disposition (consultation) et impression des documents (electronic document management system)

 

Inventaire: description des éléments composant un fonds d'archives; instrument de recherche.

 

Patrimoine: ensemble de tout ce qui a été reconnu, dans la production intellectuelle des individus, collectivement comme mémoire ou héritage de la collectivité. Il inclut non seulement les documents d'archives mais également l'intention de leurs auteurs et l'environnement qui a présidé à leur naissance.  

 

Pièce: la plus petite unité archivistique indivisible. Elle peut prendre la forme d'une simple feuille, d'un cahier, d'un volum mais elle doit appartenir à un ensemble (dossier). Seule, elle perd toute sa valeur.

 

Préarchivage: est l'étape intermédiaire pendant laquelle les dossiers ne sont plus utilisés couramment mais sont trop récents pour être détruits ou archivés de façon définitive. Rapport aux archives administratives.

 

Provenance, principe: respect des fonds ; les dossiers ne doivent pas être mélangés à d’autres producteurs (archives). Le première critère de classement est le producteur, les documents sont ainsi conservés dans leur environnement organisationnel et fonctionnel de création. En suivant cette règle, le fonds n'est ainsi pas bouleversé et cela permet aux utilisateurs (chercheurs, historiens par exemple) de reconstituer l'histoire de l'institution originelle.

 

Pertinence, principe: les documents sont rassemblés en fonction de leur contenu thématique, ce qui est l'opposé du principe de provenance. Le principe de pertinence est utilisé en bibliothèque ou centre de doc.

 

Records management: gestion des archives courantes et intermédiaires (administratives).

 

Série: ensemble d’archives déterminé de manière conventionnelle par un cadre de classement. La série regroupe généralement plusieurs fonds. En archivistique internationale, la série représente l’ensemble des documents considérés comme une entité homogène pour toute raison découlant de leur origine, de leur utilisation, de leur forme ou de leur système d’archivage ; dans ce sens, la série est une subdivision d’un fonds.

 

Tri: opération qui consiste à séparer dans un versement des documents présentant une valeur historique et qui doivent être gardés et ceux qui peuvent être éliminés. Au terme de ce tri, les documents gardés sont donc liés à la conservation définitive (permanent storage).

 

Versement: transfert des archives du service versant au service d'archives. On désigne aussi l'ensemble des documents transférés au cours d'un même versement. Si ces documents versés constituent l'ensemble des documents de toute nature, réunis par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses activités, le versement est appelé un fonds d'archives. Le versement s'accompagne toujours d'un bordereau (inventaire sommaire).

 

 


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Dictionnaire de terminologie archivistique (Archives de France) http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3226

 

Site des Archives de France

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/

 

Terminologie archivistique - EBSI Montreal



12/02/2011
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