A l' infinitésimal...

Un document d’archive ne peut s’acheter en magasin comme c’est le cas avec les autres supports d’information (sauf exception pour un document rare et spécial). En règle générale, il est directement versé par les services qui sont tenus de le faire. Le centre d’archives peut également en obtenir par des particuliers qui décident de leur en faire cadeau ou sous forme de dépôt.

Le versement est une « opération par laquelle la conservation des archives passe de l’administration d’origine à un centre de préarchivage ou à un service d’archives ». C’est tout simplement l’ensemble des documents transférés. Il doit s’accompagner d’un bordereau qui est une preuve du passage du document aux archives à telle période, il permet d’identifier le service producteur. Il doit contenir une description sommaire du versement, et permettre d’identifier le lieu de conservation. Les archives, seront au préalable, passées par la phase de tri, opération au cours de laquelle certains documents sont conservés ou éliminés. Certains documents, appelés « papiers de corbeille » tels que les revues, prospectus, brouillons sont généralement éliminés directement. La destruction des autres documents ou de documents "brouillons" qui paraîtraient intéressants ou poserait un doute quant à leur valeur doit faire l’objet d’une demande d’autorisation officielle. Cette phase se fait selon les règles du tableau de tri qui décrit la durée de conservation pour chaque fonds et par conséquent, ce qui doit être éliminé ou non.

Le classement ! C’est mettre en ordre les dossiers en suivant un principe essentiel – le principe de provenance ou respect des fonds. Cela veut dire que chaque unité productrice d’archives garde son autonomie, ses dossiers ne doivent pas être mélangés à ceux d’autres services. On ne classera donc pas les archives en fonction de leur sujet (qui est le principe de pertinence, utilisé quant à lui, en bibliothèque).

La notion de fonds s’oppose à celle de collection, celle-ci est un ensemble de documents qui proviennent de différentes sources et qui sont réunis en fonction de leur sujet (principe de pertinence, du latin pertinere se rapporter à, concerner)

Avant de classer les documents, il s’agit de préparer un plan de classement que l’on va suivre. Il est alors essentiel de connaître le fonctionnement du producteur et les compétences de chaque département/subdivision s’il y en a. Pour cela, il faut prendre connaissance des lois, des règlements, des organigrammes et des rapports d’activités. Savoir ça permet de faire correspondre les diverses subdivisions du fonds aux diverses activités du producteur.

Par ailleurs, le classement est synonyme de remettre de l’ordre, et donc cela dans les documents à l’intérieur des dossiers en fonction de critères intellectuels déterminés au préalable. (ordre chronologique, alphabétique, numérique, thématique) et ne jamais laisser une pièce isolée.